Il y a quelques années, la réception d’un hôtel s’occupait d’accueillir les hôtes, de gérer les arrivées et les départs ou de résoudre les incidents. Aujourd’hui, en plus de tout cela, elle réceptionne également des colis, des commandes de repas à domicile, des achats en ligne et toutes sortes de livraisons par coursier pratiquement tous les jours.
Il en va de même dans de nombreux bureaux d’entreprise. L’essor du commerce électronique et de la livraison à domicile fait que les réceptions passent de plus en plus de temps à réceptionner les envois, à les conserver, à prévenir leurs destinataires et à les distribuer.
Tout cela se traduit par une charge de travail accrue et davantage d’interruptions pour le personnel de la réception, qui finit parfois par faire office de petit entrepôt de colis.
Comment éviter que la gestion des colis ne finisse par saturer le travail quotidien du personnel ? L’une des solutions de plus en plus adoptées par les hôtels et les immeubles d’entreprise est celle des casiers Click & Collect.
Dans cet article, nous vous expliquons comment ils fonctionnent et pourquoi ils peuvent vous aider à bien mieux organiser la gestion des colis.
Pourquoi la gestion des colis est-elle devenue un véritable défi ?
Le quotidien des hôtels et des bureaux a beaucoup changé ces dernières années. Il est désormais très courant qu’un hôte reçoive une commande pendant son séjour, qu’un employé commande un colis sur son lieu de travail ou que différents prestataires accèdent au bâtiment plusieurs fois par jour pour effectuer des livraisons.
Gérer un colis ponctuel ne demande pas beaucoup d’efforts, mais lorsque la situation se répète sans cesse, cela finit par compliquer le travail quotidien du personnel de réception.
Parmi les problèmes les plus courants que la gestion des colis peut entraîner, on trouve :
-
Des réceptions saturées à certaines heures de la journée.
-
Des interruptions constantes pour le personnel.
-
Un temps excessif consacré à la garde des colis.
-
Des remises manuelles à chaque destinataire.
-
Un risque accru d’erreurs ou de confusions.
Au final, plus l’équipe consacre de temps à la gestion des colis, moins elle peut en consacrer aux tâches qui apportent de la valeur ajoutée à l’hôte, au visiteur ou à l’employé.
Quels sont les avantages des casiers Click & Collect ?
Les casiers Click & Collect permettent d'automatiser la livraison et le retrait des colis grâce à des casiers intelligents dans lesquels les envois sont stockés jusqu'à ce que leur destinataire vienne les récupérer.
Ainsi, l'utilisateur peut accéder à son colis au moment qui lui convient le mieux, sans dépendre de la disponibilité du personnel d'accueil à ce moment-là.
Cela présente de nombreux avantages pour les hôtels, les sièges sociaux et tout établissement gérant un volume important de livraisons. Par exemple :
-
Moins d'interruptions et de charge de travail pour la réception.
-
Une plus grande autonomie pour l'utilisateur final.
-
Plus d’ordre et de contrôle dans la gestion des envois.
-
Moins de risques d’erreurs lors des livraisons.
-
Une plus grande capacité à gérer un volume croissant de colis.
Toutes les solutions « Click & Collect » ne se valent pas
Même si, à première vue, toutes les solutions « Click & Collect » peuvent sembler similaires, la réalité est que chaque projet présente des besoins différents.
La taille des casiers, le volume des colis, la fréquence d’utilisation ou les caractéristiques du mobilier peuvent varier considérablement d’une installation à l’autre. C’est pourquoi, avant de définir le système, il est nécessaire d’analyser des aspects tels que :
-
Les dimensions des casiers.
-
La fréquence d’ouverture et de fermeture prévue.
-
Le type d’alimentation.
-
La force de retenue que doit offrir chaque serrure.
-
Les capteurs et composants électroniques nécessaires.
À partir de ces variables, il est possible de sélectionner le système de fermeture et les accessoires les mieux adaptés à chaque projet.
Comment ce type de projets est-il développé chez Omnitec ?
Chez Omnitec, nous vous proposons toute la technologie nécessaire pour transformer un ensemble de casiers en un mécanisme Click & Collect connecté.
Notre solution s’intègre dès la phase de fabrication des modules et permet de connecter les serrures électroniques et les capteurs de présence à un serveur. Ainsi, chaque casier peut communiquer son état et s’intégrer à un système en ligne de livraison et de retrait de colis.
Comme les besoins varient d’une installation à l’autre, nous étudions chaque projet individuellement afin de recommander les mécanismes et les composants les plus adaptés. La solution peut ainsi s’adapter à différentes dimensions, à différents fabricants de mobilier et à différents environnements d’utilisation.
L’objectif est que tous les éléments fonctionnent de manière coordonnée pour obtenir un système fiable, sécurisé et prêt à gérer le traitement quotidien des colis.
Faites confiance à Omnitec et améliorez l'expérience utilisateur
Comme vous pouvez le constater, la gestion des colis fait désormais partie du quotidien de nombreux hôtels et immeubles d'entreprise. L'automatisation de ce processus grâce aux casiers Click & Collect peut s'avérer très utile pour alléger la charge de travail à la réception et offrir un service bien plus pratique, tant pour les employés que pour les hôtes et les visiteurs.
Chez Omnitec, nous étudions les caractéristiques de votre installation afin de définir la configuration la mieux adaptée à vos besoins. Nous pouvons ainsi vous proposer une solution adaptée à la fois à votre aménagement, au volume et au type de livraisons que vous allez gérer.
Vous envisagez d’automatiser la gestion des colis dans votre hôtel ou vos bureaux ? Contactez Omnitec et nous vous aiderons à définir la solution Click & Collect la mieux adaptée à votre projet.